Bartosz Wilk
Kiedy należy zawrzeć porozumienie wolontariackie?
Zgodnie z art. 44 ust. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. Oznacza to nałożenie obowiązku formy pisemnej w razie dłużej trwającego wolontariatu. Nie stoi jednakże nic na przeszkodzie, aby zawierać w formie pisemnej porozumienie także w przypadku „krótszego” wolontariatu. Jest to korzystne dla obydwu stron, gdyż potwierdza zasady współpracy. Oszczędność czasu polegająca na unikaniu zawarcia pisemnego porozumienia w razie „krótkiego wolontariatu” (na okres do 30 dni) może okazać się pozorna biorąc pod uwagę art. 44 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którym na żądanie wolontariusza korzystający jest obowiązany na piśmie treść porozumienia.
Niezachowanie formy pisemnej. Jeżeli pomimo zawarcia porozumienia na czas dłuższy niż 30 dni nie zachowano formy pisemnej, to zawarte porozumienie np. w formie ustnej, lub wskutek korespondencji mailowej, jest ważne. W przepisie określającym formę pisemną nie zastrzeżono rygoru nieważności w razie jej niezachowania. Brak tej formy może się natomiast dla organizacji pozarządowej wiązać z problemami dowodowymi w razie ewentualnego sporu sądowego.
Następnie warto wskazać na elementy, które powinny znaleźć się w umowie. Przy tym dobrze mieć na uwadze, że umowy spisuje się nie na wypadek dobrej i zgodnej współpracy, ale z uwagi na ryzyko ewentualnych sporów. Nie należy więc zżymać się zarówno na sam fakt zawarcia umowy, jak i na zamieszczane w niej określonych regulacji czy informacji.
1. Nazwa umowy. Zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustalenie kwestii dotyczących wolontariatu powinno znaleźć wyraz w „porozumieniu”. Owe porozumienie jest w istocie umową cywilnoprawną, a sama nazwa nie ma decydującego znaczenia. Możemy więc nazwać ją „porozumienie” (co będzie wzorcowe w świetle przywołanego przepisu ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie), ale możemy też poprzestać po prostu na „umowie”, „kontrakcie”, itd. Warto jednak żeby zastrzec, że porozumienie (umowa, kontrakt) dotyczy „świadczenia usług wolontariackich”, żeby nie było wątpliwości, że jest to umowa niezwiązana z płatnością za świadczone przez drugą stronę (wolontariusza lub wolontariuszkę) czynności. W praktyce może to mieć znaczenie w razie ewentualnego sporu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub inspekcją pracy, które mogą uznać, że określona umowa nie dotyczy wolontariatu, ale świadczenia usług. To zaś może wiązać się z wytoczeniem sprawy sądowej, a w razie wygranej przez organ – koniecznością odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne.
2. Określenie stron umowy. Z uwagi na to, że korzystający, czyli głównie organizacje społeczne, są osobami prawnymi wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego, należy sięgnąć do przepisów określających jak podmioty wpisane do KRS powinny być oznaczane. Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, podmioty wpisane do Rejestru są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane: 1) firmę lub nazwę; 2) oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności; 3) siedzibę i adres; 4) NIP; 5) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.
W praktyce, dla jednoznacznego zidentyfikowania organizacji wystarczające byłoby podanie nazwy organizacji (lub innej instytucji, na rzecz której wolontariusze mogą wykonywać świadczenia), adresu, numeru KRS oraz osobę/osoby występującą w jej imieniu (zgodnie z przyjętymi w organizacji zasadami reprezentacji).
Jednakże warto mieć na uwadze, że uchybienie obowiązkowi podawania w oświadczeniach pisemnych wymienionych informacji, może wiązać się z nałożeniem przez sąd rejestrowy grzywny do kwoty 5000 zł (art. 34 ust. 3 i 4 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Wskazany obowiązek informacyjny nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Zatem przy zawieraniu porozumienia wolontariackiego po raz pierwszy dobrze pamiętać o tych obowiązkach.
Wobec tego prawidłowe oznaczenie organizacji pozarządowej powinno mieć następującą postać: Stowarzyszenie POLITES, ul. Dworcowa 19, 70-206 Szczecin, zarejestrowane przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie XII Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000134083.
Następnie, należy zadbać, aby porozumienie wolontariackie podpisały osoby do tego umocowane. Jeżeli organizacja przyjęła tzw. wieloosobową zasadę reprezentacji (zgodnie z którą np. oświadczenia woli w imieniu stowarzyszenia składają dwoje członkowie zarządu działający łącznie), należy zadbać, aby wszystkie te osoby podpisały się pod porozumieniem. Osoby podpisujące się pod porozumieniem powinny widnieć w Krajowym Rejestrze Sądowym jako członkowie organu uprawnionego do reprezentacji (np. zarządu) oraz powinni działać w sposób tam określony (np. dwie osoby działające łącznie). Jeżeli w składzie organu zarządzającego nastąpiły zmiany, ale jeszcze nie zostały wpisane przez sąd rejestrowy do KRS, to dobrą praktyką byłoby wykazanie umocowania osób niewidniejących w KRS (np. wskazanie na uchwałę o wyborze do zarządu).
Organizacja może upoważnić inne osoby do zawarcia porozumienia (np. pracownicę lub pracownika organizacji). Wówczas w treści porozumienia wolontariackiego powinno się określić skąd wynika to upoważnienie (np. z uchwały zarządu) oraz umożliwić wolontariuszce lub wolontariuszowi zapoznanie się z dokumentem, z którego wynika umocowanie.
Kolejna praktyczna wątpliwość może dotyczyć tego, jakie dane o stronie umowy (zwłaszcza o wolontariuszu lub wolontariuszce) mogą i powinny znaleźć się w treści porozumienia. W umowie cywilnoprawnej, a taką jest porozumienie wolontariackie, należy zawrzeć, w przypadku osoby fizycznej: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL. Zakres tych informacji pozwoli, z jednej strony, na niebudzące wątpliwości zidentyfikowanie osoby, z drugiej zaś w razie sporu czy dochodzenia odpowiedzialności cywilnej – na skuteczne skierowanie pozwu do sądu.
W praktyce można spotkać się z zawieraniem w umowach wolontariackich numeru i serii dowodu osobistego (lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość). Zamieszczanie tych informacji w praktyce ma o tyle znaczenie, że w razie poszukiwania danych kontrahenta, którego zamierzamy pozwać, seria i numer dowodu tożsamości są danymi, które możemy podać we wniosku o udostępnienie informacji z rejestru PESEL, prowadzonego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Jednakże w razie zawarcia w porozumieniu wolontariackim numeru PESEL wolontariuszka lub wolontariuszki, gromadzenie informacji o serii i numerze dowodu osobistego jest zbieraniem informacji na zapas, więc powinniśmy tego unikać (także z powodu dążenia to przetwarzania danych osobowych w minimalnym niezbędnym zakresie). Za wystarczające w tej mierze uznać należy zweryfikowanie podanych w umowie danych z okazanym dokumentem tożsamości na etapie podpisywania umowy.
Warto pamiętać, że w imieniu niepełnoletniego wolontariusza lub niepełnoletniej wolontariuszki umowę będą zawierać przedstawiciele ustawowi, co od strony praktycznej oznacza, że złożą oni pod umową podpis. Do skutecznego zawarcia w imieniu małoletniego dziecka wystarczy reprezentowanie przez jednego rodzica. W nagłówku umowy powinno to znaleźć wyraz w regulacji, że umowę zawiera Jan Kowalski (dalej jako: wolontariusz), reprezentowany przez przedstawiciela ustawowego Pawła Kowalskiego.
3. Określenie świadczenia wolontariusza lub wolontariuszki. Należy to określić poprzez określenie zakresu, sposobu i czasu wykonywania świadczenia (np. Wolontariusz zobowiązuje się pomagać w odrabianiu lekcji uczestniczkom i uczestnikom zajęć, które odbywają się we wtorki i w czwartki w godzinach od 16.00 do 17.30).
4. Czas obowiązywania umowy. Sposób uregulowania tej kwestii zależy od potrzeb organizacji i m.in. tego, czy funkcjonowanie wolontariatu jest związane w jakiś sposób z prowadzonym przez organizację projektem. Porozumienia wolontariackie mogą być zawierane na czas nieokreślony. Może być to korzystne w tych przypadkach, gdy na horyzoncie czasowym nie widać okoliczności, z którymi miałoby się wiązać ustanie umowy. Eliminuje się w ten sposób problem przedłużania umowy (np. w postaci podpisywania aneksów do podpisanego wcześniej porozumienia) lub zawierania kolejnych porozumień. Warto w tej mierze pamiętać, że zarówno wolontariuszka lub wolontariusz, jak i korzystający, zawsze mogą umowę wypowiedzieć (lub rozwiązań na mocy porozumienia).
5. Postanowienie o możliwości jego rozwiązania. Odmiennością względem innych umów cywilnoprawnych jest konieczność zawarcia postanowienia o możliwości rozwiązania umowy. W przypadku „zwyczajnych” umów cywilnoprawnych, jeżeli umowa została zawarta na czas określonych, to nie można jej rozwiązać przed upływem tego terminu, chyba że taką możliwość przewiduje umowa. Porozumienie wolontariackie i wolontariuszka/wolontariusz, jak i korzystający (np. organizacja pozarządowa) może w każdej chwili rozwiązać, co powinno znaleźć wyraz w porozumieniu wolontariackim.
6. Ewentualne zwolnienie korzystającego z obowiązku pokrywania kosztów podróży służbowych i diet. Zgodnie z art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, korzystający ma obowiązek m.in. pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, koszty podróży służbowych i diet. Niemniej jednak kolejny przepis ustawy, art. 45 ust. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, stanowi o tym, że wolontariusz może, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, zwolnić korzystającego w całości lub w części z obowiązków wymienionych w ust. 1 pkt 3. Zatem jeżeli strony porozumienia wolontariackiego zamierzają zwolnić korzystającego z obowiązku pokrywania kosztów podróży służbowych i diet, to mogą to zawrzeć w porozumieniu wolontariackim. Niemniej jednak można to też uczynić w innym pisemnym dokumencie.
Inne informacje, których zamieszczenie można rekomendować w ramach dobrej praktyki. Można rekomendować zawarcie w porozumieniu wolontariackim regulacji, zgodnie z którą Na żądanie Wolontariusza/Wolontariuszki, Korzystający jest zobowiązany wydać pisemne zaświadczenie o wykonaniu świadczeń przez wolontariuszkę/wolontariuszka. Jest to w istocie powtórzenie przepisu ustawy (art. 44 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie), niemniej jednak taka regulacja może pełnić funkcję informacyjną dla tych osób, które nie sięgną do treści ustawy.
Ubezpieczenie wolontariuszki i wolontariusza
• Ubezpieczenie zdrowotne
Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wolontariuszowi mogą przysługiwać świadczenia zdrowotne na zasadach przewidzianych w przepisach o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. W tym względzie nie nałożono na korzystającego obowiązku, a jedynie możliwość.
Zgodnie zaś z art. 68 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, korzystający może zgłosić wolontariusza do ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli nie jest on objęty ubezpieczeniem zdrowotnym z innego tytułu. Tym innym tytułem może być świadczenie pracy, jak również status ucznia, studenta, emeryci, renciści (katalog osób podlegających ubezpieczeniom zawarty jest w art. 66 ustawy). Składka zdrowotna wynosi (na listopad 2018 r.) około 319 zł miesięcznie.
• Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków
Wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres nie dłuższy niż30 dni, korzystający zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie od następstwnieszczęśliwych wypadków (art. 46 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Jest to obowiązek, zatem ubezpieczenia nie pozostawiono woli korzystającego. Od tego obowiązku ustawa o działalności pożytku publicznego nie przewiduje odstępstw.
• Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnoprawnej
Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie nakłada obowiązku ubezpieczenia ani wolontariusza, ani korzystającego od odpowiedzialności cywilnoprawnej, która może powstać wskutek wyrządzenia przez wolontariusza szkody osobie trzeciej w związku z wykonywanymi świadczeniami wolontariackimi. Nie ma jednak przeszkód, żeby organizacja zawarła z wybranym ubezpieczycielem stosowną umowę.
• Zaopatrzenie z tytułu wypadku przy wykonywaniu świadczeń
Warto także zauważyć, że – zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – wolontariuszowi przysługuje zaopatrzenie z tytułu wypadku przy wykonywaniu świadczeń, na podstawie odrębnych przepisów, przy czym dokonano jednego zastrzeżenia. Objęcie tym zabezpieczeniem nie jest związane z żadnymi obowiązkami korzystającego, w tym zwłaszcza nie rodzi konieczności płacenia jakichkolwiek składek.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach, za wypadek uzasadniający przyznanie świadczeń uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło m.in. przy wykonywaniu świadczeń przez wolontariusza. W takim przypadku przysługuje m.in. renta z tytułu niezdolności do pracy, jednorazowe odszkodowanie lub świadczenie związane z leczeniem następstw wypadku lub choroby zawodowej (gdy osoba nie była objęta ubezpieczeniem zdrowotnym).