Jak oni to robią? Wielkie wydarzenia, a Wolontariat.

wpis w: warto wiedzieć | 0

Anna Biały, pracuje w Regionalnym Centrum Wolontariatu, animatorka i organizatorka wydarzeń społecznych i kulturalnych.

Festiwale, biegi, gry miejskie, kongresy i inne duże wydarzenia społeczne, kulturalne i sportowe w wielkim stopniu opierają się na pracy wolontariuszy. Jak organizować taki wolontariat? Gdzie szukać wolontariuszy? Jak współpracować z wolontariuszami? O czym warto pamiętać i co jest konieczne?

Wolontariat przy wielkich wydarzeniach to popularna, a biorąc pod uwagę liczbę wydarzeń, które opierają się na pracy ochotników także, niezbędna forma aktywności wolontariackiej. Znacznie różna od długofalowej, systematycznej współpracy wolontariusza z organizacją, ale wcale nie mniej wartościowa. Wymagająca innego rodzaju pracy od wolontariusza i koordynatora z organizacji, niosąca obu stronom inne korzyści.

Właśnie z wolontariuszami miałam możliwość tworzyć rzeczy Wielkie. Przed laty, setka licealistów wolontariuszy zorganizowała wydarzenie dla młodzieży z całej Polski w Pałacu Kultury i Nauki ( wydarzenie na 2,5 tys osób). Stowarzyszenie POLITES razem z młodzieżą z ostatnich klas podstawówki (dawne gimnazjum) organizuje Zachodniopomorskie Forum Wolontariatu. Gala umożliwia młodzieży wymianę dobrych praktyk, wzajemne uczenie się i inspirowanie do kolejnych działań. Wydarzenia kulturalne i sportowe, dzięki zaangażowaniu wolontariuszy, zyskują na sprawnej organizacji, ale i na atmosferze. Gry miejskie tworzone z wolontariuszami to przedsięwzięcia, które wspólnie tworzy się od samej koncepcji, poprzez przygotowania, dbałość o każdy detal, testuje, by w końcu bawić się najlepiej na świecie.

Poniższy tekst to oparty na doświadczeniu subiektywny przewodnik po wielkim wolontariacie z praktycznymi wskazówkami i wspominkami z działań.

  1. W grupie siła, czyli o rekrutacji wolontariuszy. Jest kilka dróg “pozyskiwania” wolontariuszy. Często sprawdza się otwarta rekrutacja. Ogłoszenia o niej warto zamieszczać w ogólnopolskich i lokalnych serwisach dotyczących wolontariatu. W naszym regionie wartego umieścić ogłoszenie w grupach na facebooku: Pomorze pomoże?! #Wypróbuj wolontariat, Wolontariat w Szczecinie. Zawsze warto przesłać ogłoszenie do regionalnego centrum wolontariatu ( woj. zachodniopomorskie – biuro@polites.org.pl). Rekrutując w ten sposób pamiętać należy o tym by w danej organizacji była osoba odpowiedzialna za współpracę z wolontariuszami. Już na wstępie warto określić daty spotkań organizacyjnych. Druga droga to poszukiwanie zorganizowanych grup wolontariuszy. Takie najwcześniej znajdziemy w szkołach, często wolontariusze zrzeszeni są w kluby wolontariusza. Nawet jeśli w danej szkole nie ma klubu wolontariusza to i tak szkoły są miejscami pełnymi, energii, pomysłów i chęci. Większość ludzi, którzy nie są wolontariuszami, pytani o to dlaczego nie, odpowiada: “nikt mnie o to nie pytał/ nie poprosił”. Zapraszanie do współpracy młodzieży z pobliskiej szkoły, wzmacnia obie strony i buduje partnerstwa – organizacje pozarządowe/ instytucje i społeczności szkolne. Uczniowie ostatnich klas podstawówek są zainteresowani wolontariatem ze względu na punkty na świadectwie. Podobnie uczniowie klas Ib z międzynarodowa maturą, gdzie wolontariat ma znaczenie w rekrutacji na studia. Nie ma co obruszać się za wolontariat na punkty. Wolontariat nie jest bezinteresowny. Wolontariusz może czerpać korzyści zarówno te wymierne, jak i te, których nie sposób mierzyć żadną miarą. Korzyści z wolontariatu mogą być pragmatyczne, psychologiczne i społeczne. Punkty nie są złą motywacją, a wymierną korzyścią i kiedy tylko jest okazja powinniśmy je przyznawać.
    2. Jak się zgadamy? Kanał komunikacji. Kiedy mamy już grupę wolontariuszy należy ustalić sposób komunikowania się. Nawet jeżeli nasza akcja jest jednorazowa często wymaga przygotowań i wielu ustaleń. Kanał komunikacji warto ustalić wspólnie z grupą. E-mail niekoniecznie jest skuteczną formą współpracy z młodymi ludźmi. Bardziej sprawdzają się grupy na facebook’u, ale trzeba uważać na pułapki: umykania informacji w natłoku. Nie wszyscy mają facebook’a, a nie możemy pomijać komunikacji z żadnym z wolontariuszy. Dobrze prowadzić komunikację kilkutorowo: spotkania organizacyjne, grupa na facebooku oraz kontakt e-mailowo telefoniczny z koordynatorem.
    3. Pierwsze Spotkanie. Podczas pierwszego spotkania z wolontariuszami należy przedstawić działanie odpowiadając na kilka prostych pytań:
    -Kim jesteśmy i co robimy?
    -Z kim?
    -Gdzie i kiedy?
    -Po co to robimy?!
    – Co będa robić wolontariusze?
    -Co zyskują, jakie korzyści mają wolontariusze?
    Już w tym momencie, należy włączać wolontariuszy, pytać – czy znają to wydarzenie jak chcieliby jeszcze się zaangażować, co chcieliby robić, co chcą z tego mieć ? Dla jednych interesujący może być bilet na jakieś wydarzenie, czy dyplom a dla innych koszulka czy wspólne wyjście na pizzę. Wolontariusze wnoszą swoją wiedzę i umiejętności warto wolontariuszy poznawać, angażować, dawać przestrzeń by, mogli być za coś odpowiedzialni oraz dać coś ekstra! Wszyscy to lubimy prawda? Dobrze jeśli pojawi się jakiś miły akcent , mogą to być ciastka ale może to być też coś co zwykłym śmiertelnikom (osobom, które nie są wolontariuszami) nie jest dostępne – czyli np zwiedzanie instytucji od kuchni, obiad z dyrektorem. Wolontariat to ważna sprawa, ale też niosąca wiele radości. Naszym ekstra czymś może być celebrowanie sukcesu i uznanie dla ciężkiej pracy podczas wieczoru wspominkowego, z pokazem zdjęć z akcji, popcornem itd.
    4. Koordynator lider zadaniowiec. Nieodzownie związane z pierwszym spotkaniem podczas którego prezentujemy zakres zadań wolontariuszy. Podział zadań można zrobić na kilka sposobów – od razu na pierwszym spotkaniu, przez zgłaszanie się – on line w uzupełnianiu zadań i swojej dostępności – na kolejnym spotkaniu. Warto wyznaczyć wśród wolontariuszy koordynatora, lidera, kto podczas wydarzenia będzie pierwszym kontaktem dla wolontariuszy i kto pomoże nam w komunikacji i będzie prawą ręką koordynatora. Zadania warto dopasowywać biorąc pod uwagę dostępność wolontariuszy. Tu dotykamy wątku ważnego przy kilkudniowych wydarzeniach kulturalnych. Dla wielu ludzi wolontariat jest bardzo wymierny tzn za określona liczbę godzin pracy wolontariackich dostają karnet do udziału w wydarzeniach. Pozostaje tylko należycie przestrzegać grafiku. Nie można dopuścić do sytuacji, w której wolontariusz dostaje tylko prace i zadania, nawet jeśli najfajniejsze, a w żaden inny sposób nie uczestniczy w wydarzeniu. Jeśli ktoś działa na festiwalu teatralnym to masz też czas na oglądanie spektakli.
    5. Dokumenty i ubezpieczenia. Zawsze zawieramy z uczniami umowę. W przypadku działań akcyjnych trwających jeden dzień, może być to umowa ustna. W przypadku działań dłuższych niż 30 dni to umowa pisemna. Czas przygotowań i organizacji można zaliczyć do tych 30 dni nawet jeśli wydarzenie trwa jeden dzień. Organizator musi zapewnić wolontariuszom bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz zadbać o ubezpieczenie. W przypadku działań akcyjnych jednodniowych musi mieć ubiezpieczenie NNW na imienna listę wolontariuszy. W przypadku działań trwających dłużej niż 30 dni i przy zawartej umowie wolontariusz jest ubezpieczony od następstw wypadków, co wynika z ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariatu. W przypadku osób niepełnoletnich, poza podpisem wolontariusza, umowę – zgodę na wolontariat, podpisują też opiekunowie prawni. Jeśli współpracujemy ze szkolnym klubem wolontariusza warto spytać opiekuna czy uczniowie mają zawarte porozumienia wolontariacie w szkole, które określają zasady współpracy z zewnętrznym organizatorem.
    6. Gdy coś/ktoś nawala. Zdarza się. Różne sytuacje mogą człowieka spotkać, także wolontariusza. Dlatego warto już na początku wypracować sobie system komunikacji i rozwiązań na sytuacje awaryjne – choroby, nagłej niedyspozycji. Dobrze gdy można wolontariuszy zastąpić przenosząc do innych zadań i gdy sami wśród swojej grupy umieją znaleźć zastępstwo.
    7. Nieformalność i sprzymierzeńcy. Dotyczy to głównie wolontariuszy ze szkół choć ma przełożenie na inne grupy. Młodzi ludzie dużo czasu spędzają w szkole. Wolontariat jest szansą na uczenie w działaniu, integrację , współpracę i wyjście ze szkolnych ławek. Z mojej praktyki wynika, że spotkania organizowane w klasach,w ławkach, odbywają się na zasadzie przytakiwania przez wolontariuszy, czy pozbawionej entuzjazmu aprobaty cudzych pomysłów. Co innego spotkanie, w oddalonym korytarzu przy szafkach, na podłodze, z ciastkami. Nieformalny charakter daje sprzyjający kreatywności luz. Wolontariat to możliwość robienia tego, czego nie da się zrobić podczas zajęć lekcyjnych, to możliwość eksplozji pomysłów i ich późniejszego urzeczywistniania.
    Sprzymierzeńcy w przypadku szkoły to nauczyciele. Udział uczniów zawsze ustalamy za zgodą dyrekcji. Działamy razem z nauczycielami i dobrze jest wspólnie określić role. Nauczyciel jest opiekunem uczniów wolontariat to dla niego możliwość innego bycia z uczniami – wyjścia zza biurka i wspólnego działania. Nauczyciel staje się często mentorem, przewodnikiem, wspierającym opiekunem, czy czuwającym opiekunem, który przestrzeń do działania i przywództwa oddaje młodzieży. Każda z tych ról jest dobra nawet czuwający opiekun który z pozoru się nie angażuje, bo on najbardziej nam ufa i oddaje przestrzeń do działania, zdobywania kompetencji swojej młodzieży. Dobrze jeśli jest sojusznikiem który pomaga koordynatorom w funkcjonowaniu w systemie szkolnym, pod względem organizacji i formalności. Pamiętajmy też o naszym sprzymierzeńcu, by zarówno mógł uczestniczyć w wydarzeniu i zyskał gratyfikacje.
    8. Wspólne budowanie. Dotyczy wszystkich punktów i całej współpracy z wolontariuszami. Wspólne budowanie to rzeczywiste angażowanie wolontariuszy. To budowanie poczucia, że każdy element wydarzenia ma ogromne znaczenie. Uprzejma, sympatyczna i fachowa obsługa, uśmiech, postawa, organizacyjna sprawność tworzą klimat każdego wydarzenia. A klimat najlepiej budują wolontariusze i chwała im za to.
    9. Odprawa. Zanim wystartujemy, nawet w gorączce przygotowań znajdźmy czas ( nawet 5 minut) na ostatnie spotkanie ze wszystkimi wolontariuszami przed wydarzeniem. Odprawa oznacza sprawdzenie gotowości, szybkie omówienie najważniejszych rzeczy, określenie jak się dziś komunikujemy, powiedzenie, że w razie jakiejkolwiek wpadki nie szukamy winnych, a rozwiązań, że mogą sami rozwiązywać problemy, a sytuacjach trudnych – jak kwestie bezpieczeństwa interweniować i wiedzieć jak to robić. Jeśli mamy wspólną indentyfikację koszulki przypinki identyfikatory, sprawdźmy czy wszyscy mają. Zróbmy sobie zdjęcie przed i na koniec dobre słowo: jesteście wspaniali i do dzieła! Często tuż przed wydarzeniem nagle pojawia się panika i milion pytań o małe sprawy – ważne by zostawić to na koniec lub skierować do koordynatora, poszczególnych liderów. Wspólnie odpalcie wydarzenie.
    10. Podziękowania i ewaluacja. Warto spotkać się po wydarzeniu. Najlepiej w ciągu tygodnia, dwóch od wydarzenia. Na świeżo powspominać, pośmiać się i najważniejsze podziękować – to czas na dyplomy, uściski, zaświadczenia, czy inne możliwe gratyfikacje. Spotkanie może być też na pizzy czy lodach. Podstawa to wdzięczność i szczerość. Ta ostatnia jest szczególnie ważna. Pozwólmy wolontariuszom na szczerą ewaluacje omówienie tego co zadziałało było sprawne i fajnie wyszło, a także tego co nie wypaliło, gdzie były trudności i problemy, co się nie sprawdziło. Wszystko spisujemy. Szczególnie krytyczne uwagi. Dzięki temu możemy uniknąć powielania błędów w przyszłości i wspólnie z wolontariuszami wypracować rozwiązania. Możemy tez spytać kto się pisze na kolejna akcje i kto z tych osób może przyprowadzić kolegę koleżankę. Z jednej strony wolontariusze będą odchodzić, bo tak po prostu jest, a z drugiej ważna jest rotacja i ciągłe włączanie nowych osób przy jednoczesnym wchodzeniu na coraz wyższy poziom tych wolontariuszy, którzy są weteranami. Pamiętajmy o wolontariuszach podczas Międzynarodowego Dnia Wolontariusza, który jest obchodzony 5 grudnia. Jeśli chcemy grupę wolontariuszy lub konkretną osobę uhonorować możemy zgłosić ich do konkursu Barw wolontariatu, zaprośmy na PARTYcypację, organizowane przez Stowarzyszenie POLITES i Regionalne Centrum Wolontariatu.