Świadczenia wolontariackie na rzecz organizacji pozarządowej czy domu pomocy społecznej, instytucji kultury, zgodnie z zapisami ustawy, jest możliwe. Tutaj nie ma żadnych wątpliwości.
Jak jednak ująć koszt pracy wolontariackiej w realizacji zadań publicznych czy wnioskach o granty? To prostsze niż się wydaje.
Wiele programów grantowych lub możliwości finansowania działań organizacji pozarządowych wymaga lub daje możliwość włączania wolontariuszy i ich pracy w kosztorys projektu czy wniosku, zapewniając tym samym tzw. wkład osobowy. Jest to jedna z możliwości uzupełnienia wartości budżetu przy założeniu, że grantodawca wymaga tego od nas i jest ona dopuszczalna. Dlatego też, przed budżetowaniem wkładu własnego w postaci pracy wolontariackiej musimy się zapoznać z dokumentacją programu lub konkursu (wymóg formalny). Jeśli istnieje taka możliwość, trzeba również pamiętać o tym, że niektóre programy same określają stawki do wykorzystania za np. godzinę pracy wolontariusza.
Jak wyceniać pracę wolontariusza?
– jeśli program grantowy lub dokumentacja konkursowa wskazuje konkretne stawki należy je wykorzystać. Na przykład program ASOS wskazuje, że godzina pracy wolontariusza – w zależności od typu wykonywanej pracy – wynosi 25zł (za prace administracyjne i pomocnicze) lub 75 zł (za prace eksperckie). Wszelkie inne stawki nie są dopuszczalne.
– jeśli dokumentacja lub program nie wskazują skonkretyzowanych stawek za godzinę pracy wolontariusza, można oprzeć się na wartościach rynkowych danej pracy. Jeśli zamierzamy, przykładowo, nawiązać współpracę z wolontariuszem i podpisać z nim porozumienie o świadczeniu pracy wolontariackiej na stanowisku doradcy zawodowego wystarczy przyjrzeć się jak kształtują się wynagrodzenia takich doradców na bliskim nam terenie czy województwie. W przypadku braku tych informacji ‘z terenu’ można posłużyć się wartościami krajowymi i ogólnopolską wartością rynkową danej pracy.
Przykład:
W lutym 2018 mediana zarobków doradców zawodowych w Polsce wyniosła 2965 zł brutto. Przy założeniu, że pracują oni na pełen etat tj. 160 godzin w miesiącu, wartość jednej godziny pracy będzie wynosić więc, po zaokrągleniu, 19 zł.
Tą stawką możemy się, więc, kierować przy budżetowaniu naszego wkładu własnego w tym przykładzie. Pamiętać, jednak, należy, że jest to średnia z zarobków ogólnopolskich a wartość pracy wzrasta z nabywaniem kompetencji i doświadczenia – to również można wziąć pod uwagę a ‘odchylenia’ od średniej wartości rynkowej umotywować w polach dotyczących możliwości doprecyzowania budżetu.
– jeśli dokumentacja lub program nie wskazują skonkretyzowanych stawek za godzinę pracy wolontariusza, możemy oprzeć się na rozeznaniu rynkowym wśród osób wykonujących dane działania lub zawód. Jest to szczególnie pomocne, gdy realizujemy działania lokalne, oparte na lokalnych stawkach (np. składając wniosek o realizację zadania publicznego do urzędu miasta czy gminy)
Bez względu na to, jakim sposobem wyceny pracy wolontariackiej się kierujemy, informacja o wycenie pracy wolontariackiej powinna się znaleźć w porozumieniu o świadczenie pracy wolontariackiej i odpowiednio dokumentowana np. poprzez kartę czasu pracy wolontariackiej. Na potrzeby rozliczeń z grantodawcą, porozumienie takie powinno być podpisywane zawsze, bez względu na czas jego trwania.
Jak opisać pracę wolontariacką w budżecie?
Najczęściej budżety poszczególnych wniosków posiadają stosowne pola, w które wpisujemy wycenę pracy wolontariackiej i są częścią całościowego budżetu, po którym następuje wyszczególnienie poszczególnych źródeł finansowania zadania czy projektu (np. wartość dotacji, wkład własny finansowy lub rzeczowy). Wolontariat, pomimo tego, że stanowi wkład własny niefinansowy, powinien być wyceniony jako praca społeczna lub wolontariacka.
Pracę wolontariusza wyceniamy w budżetach tak samo jak zwykłą pracę lub jako pracę na umowę zlecenie. Może być ona traktowana jako praca na godziny lub też miesięcznie – w zależności jak skonstruowana jest praca wolontariusza lub całego projektu. Przyjmowany koszt tej pracy będzie więc wpisywany w zależności od przyjętych przez nas zasad, np. 30 zł za godzinę lub 1200zł na miesiąc. Zakładając szacowanie pracy wolontariusza w systemie miesięcznym, powinniśmy jednak również przyjąć określony czas wykonywania zadań wolontariackich i określić wymiar czasu pracy wolontariusza- jak w przypadku umów o pracę czy zlecenie.
Opisując pracę wolontariusza, w przypadku składania wniosków o realizację zadań publicznych do urzędu gminy czy urzędu marszałkowskiego można opisać ja w następując sposób:
(wzór oferty realizacji zadania publicznego wykorzystywany przy składaniu wniosków do urzędów JST, ministerstw)
Jeśli pola wniosku nie pozwalają nam na szeroki opis pracy wolontariackiej a jedynie na wpisanie wartości tej pracy, warto wykorzystać do tego opisu stosowne pola znajdujące się we wniosku jak np. „szczegóły dotyczące budżetu”. Tak możemy wpisać wszelkie informacje dotyczące organizacji systemu pracy wolontariackiej czy sposobu jej szacowania.
Jak opisać i sprawozdać pracę wolontariusza?
Na podstawie podpisanego porozumienia rozpoczynamy współpracę z wolontariuszem, który podobnie jak pracownicy czy zleceniobiorcy, zobowiązuje się do pracy na rzecz naszej organizacji czy projektu, zadania. Choć jest to praca dobrowolna i nieodpłatna, nie oznacza to, że wolontariusz nie ma swoich praw czy obowiązków a jego praca nie może być rozliczania. Wręcz przeciwnie. Samo rozliczenie, pod kątem formalnym, może być realizowane na podstawie wcześniej wspomnianej karty pracy wolontariusza zawierającej jego imię i nazwisko, numer porozumienia, wykaz godzin pracy (czy też zestawienie miesięczne) i podpis potwierdzający wykonanie tej pracy, przez obie strony porozumienia. Karta taka jest podstawą do formalnego rozliczenia pracy wolontariackiej i stanowi dokument, który jest przedstawiany podczas kontroli lub rozliczenia zadania czy projektu. Sam opis pracy wolontariusza może, natomiast, pojawić się w wykorzystywanym do sprawozdania z realizacji zadania czy projektu formularza.
Jak rozliczyć pracę wolontariusza na rzecz organizacji?
Praca wolontariusza nie jest opłacana. Nie przekazujemy wolontariuszowi środków finansowych za wykonaną pracę, system nagradzania wolontariusza stanowi pozafinansowy aspekt jego działalności. Dlatego, też praca wolontariusza nie jest księgowana tj. nie jest ujmowana w księgach organizacji czy podmiotu korzystającego ze wsparcia wolontariusza. Jest jednak katalog wydatków, które w związku z wykonywaniem pracy przez wolontariusza mogą być ponoszone i stanowią elementy do zaksięgowania. Są to na przykład koszty związane z dojazdem wolontariusza (np. zakup biletów komunikacji miejskiej dla wolontariusza), szkolenie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy (np. opłacenie zewnętrznego szkolenia w tym zakresie dla wolontariusza). Jednak to od organizacji i wolontariusza zależy co dokładnie będzie stanowiło koszt pracy wolontariusza i czy w ogóle będzie on uwzględniony. Jeśli tak, informacje o tym powinny pojawić się już na poziomie porozumienia z wolontariuszem, tak aby od początku korzystania z jego wsparcia wiadomo było jakie wydatki będą ponoszone przez organizację w związku z zawartym porozumieniem. Wszystko co jest zgodne ze statutem organizacji oraz prawnie dozwolone, jest możliwe do realizacji a wydatki z tym zakresie są księgowane jako koszty działalności statutowej, przyczyniające się do realizacji celów statutowych organizacji czy podmiotu korzystającego ze wsparcia wolontariusza. Ostatecznie praca samego wolontariusza pojawia się dopiero w zakresie sporządzanych rachunku zysków i strat organizacji oraz w bilansie (jako przychody czy koszty i odpowiednio aktywa lub pasywa, najczęściej w zakresie ‘inne’).
Jakub Sztombka